Generell informasjon:
Verran kommune praktiserer utvidet innsyn i kommunale dokumenter ved at all inn- og utgående post som ikke inneholder taushetsbelagt informasjon, legges ut åpent slik at alle som vil kan lese dokumentene.
Utvidet innsyn på denne måten er nå praktisert i Verran i mange år, og det er innarbeidet gode rutiner for å håndtere åpne dokumenter og dokumenter som inneholder taushetsbelagt informasjon. Det er inntil 3 kontrollpunkter før dokumenter legges ut offentlig, og dermed sterk kontroll av taushetsplikten.
Om hele eller deler av dokumentet har taushetsbelagt informasjon, blir det ikke lagt ut. Det vil da framgå gjennom en henvisning til offentlighetslovens hjemmel for unntatt offentlighet.
Utgangspunktet er at alle dokumenter som går til behandling i politiske utvalg er offentlige, og legges ut. Så hender det selvfølgelig også i politiske saker at innhold er taushetsbelagt, og følgelig ikke kan legges ut. I slike tilfeller vil en anonymisert versjon distribueres på postlisten.
I henhold til offentlighetsloven § 3, har man plikt til å gi innsyn i saksdokumentet eller lignende, dersom det bes om det. Når det gjelder dokumenter som det ønskes innsyn i skal den som ønsker innsyn oppgi det journalnummer som er oppgitt bak hvert enkelt dokument på postlista. Etter en slik henvendelse (begjæring om innsyn), vil kommunen vurdere om slikt merinnsyn skal gis. Dersom hele dokumentet er unntatt offentligheten, har dette sammenheng med at det ikke skal gis innsyn. Dette gjelder stort sett dokumenter fra barnevern, helse- og omsorgssektoren, NAV, skole og barnehagesektoren, samt Inn- Trøndelag skatteoppkreverkontor. I tillegg vil enkeltsaker som tilhører personal ikke være tilgjengelig for allmenheten.
Rutine ved begjæring om innsyn:
Når det kommer en henvendelse om begjæring om innsyn blir denne henvendelsen journalført i en egen saksmappe som heter "Begjæring om innsyn - årstall" - arkivet er eier av denne saksmappen. Arkivpersonalet sjekker hvilke saker/journalposter det er bedt om innsyn i og sender en e-post til saksbehandler med kopi til Rådmannen med saksnummer og journalpostnummer. Saksbehandler må ta en vurdering vedr. merinnsyn og sende et begrunnet svar til avsender. Svaret skal legges i saksmappen som heter "Begjæring om innsyn - årstall".
